Kompletný sprievodca automatizáciou kancelárie: Moderné technológie pre pohodlie a efektivitu

Inteligentné technológie zásadne zmenili spôsob práce v kanceláriách zavedením inovácií, ktoré zvýšili produktivitu, efektívnosť aj možnosti spolupráce a prispeli k flexibilnejšiemu pracovnému prostrediu. Poďte sa s nami bližšie pozrieť na to, aký vplyv môže mať automatizácia na prácu v kancelárii.

Inteligentné osvetlenie a automatické tienenie

Súčasťou niektorých moderných kancelárií je inteligentné osvetlenie, ktoré sa prispôsobuje potrebám zamestnancov. Svetlá sú často vybavené snímačmi a časovačmi, ktoré umožňujú nastaviť automatické vypínanie, zapínanie a zmenu intenzity osvetlenia v závislosti od dennej doby. Výhodou inteligentného osvetlenia je aj možnosť zmeny teploty, farby a intenzity svetla, diaľkové ovládanie a integrácia s inteligentnými zariadeniami.

Automatické vonkajšie žalúzie a rolety sa používajú aj v kanceláriách. Automatické vonkajšie tienenie využíva senzory, ktoré reagujú na úroveň svetla, teplotu alebo prítomnosť osôb v miestnosti. Na základe týchto údajov automaticky nastaví predokenné žalúzie alebo rolety tak, aby sa zabezpečili ideálne podmienky. Týmto spôsobom sa zvyšuje pohodlie a produktivita, zabezpečuje sa súkromie, znižujú sa náklady na klimatizáciu v lete a na vykurovanie v zime.

Inteligentné tienenie zvyšuje komfort a znižuje náklady na energie

Automatizované riadenie teploty a kvality vzduchu

Inteligentné termostaty a klimatizácie, ktoré sa prispôsobujú okolitým podmienkam a zabezpečujú optimálnu teplotu počas dňa, sú ďalším krokom k výrazným úsporám energie a pohodlnému a zdravému pracovnému prostrediu.

K vyššej kvalite vzduchu v kancelárskych priestoroch prispievajú aj automatické čističky a zvlhčovače vzduchu, ktoré pomocou senzorov monitorujú kvalitu vzduchu a upravujú svoj výkon podľa aktuálnych potrieb.

Moderné bezpečnostné systémy

Moderné bezpečnostné systémy sa zameriavajú na zvýšenie bezpečnosti zamestnancov, ako aj majetku a firemných údajov. Prístup do kancelárskych priestorov je umožnený len oprávneným osobám prostredníctvom biometrických prístupových systémov (odtlačok prsta, rozpoznanie tváre atď.) alebo čipových kariet. Bezpečnosť zvyšujú aj kamerové systémy, detektory alebo snímače, ktoré môžu byť integrované so smart systémami.

V súčasnosti je jedným z kľúčových problémov spoločností ochrana dát. Podľa štatistického úradu polovica veľkých spoločností zažila bezpečnostný incident v oblasti IT. Kybernetická bezpečnosť by preto mala byť v kanceláriách prioritou. Dáta sú chránené napríklad antivírusovými programami a šifrovaním. Na ochranu prístupu k firemným účtom sa používa viacfaktorová autentifikácia.

Digitálna bezpečnosť je v inteligentnej kancelárii kľúčová

Automatizácia meetingov

Moderné technológie v inteligentných kanceláriách dokážu uľahčiť a zefektívniť organizáciu a priebeh stretnutí. Vďaka automatizovaným rezervačným systémom si zamestnanci môžu napríklad rezervovať zasadaciu miestnosť. Zasadacie miestnosti, ktoré sú vybavené snímačmi prítomnosti, môžu automaticky zrušiť rezerváciu, ak sa nikto nedostaví. V zasadacej miestnosti môžu byť aj ďalšie snímače, ktoré na základe rezervácie v danom čase nastavia optimálne osvetlenie, teplotu a audiovizuálnu techniku.

Efektivitu meetingov zvyšujú aj bezdrôtové projekčné systémy, ktoré umožňujú zdieľanie obrazovky bez potreby káblov, interaktívne displeje alebo možnosť prepojiť schôdzky s platformami, ako sú Microsoft Teams, Google Meet alebo Zoom. Vďaka dnešným digitálnym asistentom a umelej inteligencii sa môžu automaticky vytvárať aj zápisnice a zhrnutia zo stretnutí. Tieto systémy dokážu identifikovať najdôležitejšie body konverzácie, uložiť ich v textovom formáte a po skončení stretnutia ich zdieľať so všetkými účastníkmi.

Inteligentné kávové a tlačové stanice

Podľa prieskumu spoločnosti L'OR si až 85 % Slovákov vychutná každý deň aspoň jednu šálku kávy. Kávovary v kanceláriách sú jedným z najobľúbenejších zamestnaneckých benefitov. Inteligentné kávovary umožňujú zamestnancom nastaviť si obľúbený nápoj podľa svojej chuti alebo monitorovať spotrebu kávy, čo firmám umožňuje optimalizovať náklady a objednávky. Inteligentné kávovary sú zvyčajne prepojené aj s automatickým dopĺňaním surovín, takže kávovar je vždy pripravený na použitie.

Pokiaľ ide o inteligentné tlačové stanice, umožňujú efektívnu a bezpečnú tlač prostredníctvom pripojenia k digitálnym systémom a cloudu. Zvyčajne sú vybavené dotykovými obrazovkami a aplikáciami, ktoré umožňujú rýchle nastavenie tlače, skenovanie alebo kopírovanie dokumentov. Niektoré inteligentné tlačové stanice navyše monitorujú spotrebu a automaticky vás upozornia na nedostatok papiera alebo tonera.

Stabilné internetové pripojenie je základom moderných kancelárií

Aby všetky prvky inteligentnej kancelárie fungovali tak, ako majú, je nevyhnutné rýchle a stabilné optické internetové pripojenie. Spoľahlivým partnerom pre firmy, ktoré hľadajú kvalitné internetové pripojenie, je spoločnosť Quantcom, ktorá ponúka flexibilné riešenia šité na mieru, zaručuje symetrickú rýchlosť pripojenia a poskytuje nepretržitú podporu.

Automatizácia kancelárií je spojená s mnohými výhodami, a to ako pre zamestnancov, tak aj pre samotné spoločnosti. Zvyšuje efektivitu a produktivitu práce a prispieva k vyššej spokojnosti zamestnancov. Naša spoločnosť Sun System dodáva širokú škálu automatizačných prvkov Somfy pre moderné kancelárie. Požiadavky na rýchly optický internet pre firmy, ktorý zabezpečuje plynulý chod týchto technológií, spĺňa internetové pripojenie od spoločnosti Quantcom.